Postojeći ugovor igrača i aneksi, potpisani ugovor o pozajmici i ugovor s novim klubom trebaju biti u jednom spisu. Uz njih sačuvajte registracione zahtjeve, potvrde saveza, transfere, planove plaćanja i komunikaciju o produženju ili povratku.
Vremensku liniju složite prema potpisu, početku pozajmice, registraciji, stvarnom treningu i utakmicama, datumima plaćanja, ranijem prestanku, odluci o povratku i reintegraciji. Tako se vidi da li se spor odnosi na trajanje, pravo nastupa, platu ili raspodjelu troškova.
Prije potpisa igrač i klubovi trebaju odrediti ko šalje obavijesti savezu, koja jezička verzija ima prednost kada postoji više verzija i kako se obračunavaju neisplaćeni bonusi nakon povratka. Nejasne priloge i usmene sporedne dogovore treba pretvoriti u jednu usklađenu pisanu verziju.