Zdravstveni podaci pri promjeni kluba: saglasnost, svrha i pristup

Prije promjene kluba često se traže ljekarski nalazi, podaci o ranijim povredama i procjena trenutne spremnosti igrača. Za igrača i klub važno je da sportska provjera sama po sebi ne daje pravo na pristup cjelokupnoj zdravstvenoj istoriji.

Zdravstveni podaci imaju posebnu zaštitu. Prije slanja treba jasno odrediti svrhu, pravni osnov, obim, primaoce i trenutak brisanja. Opšta saglasnost za „svu medicinsku dokumentaciju“ ne odgovara na ta pitanja.

Izraz zdravstvena dokumentacija može obuhvatiti različite informacije. To može biti potvrda trenutne spremnosti, određeni nalaz, plan rehabilitacije, podatak o povredi ili potpuni ljekarski izvještaj. Ove informacije nemaju isti značaj i ne trebaju automatski biti dostupne istim primaocima.

Najprije treba opisati konkretno sportsko pitanje. Da li se provjerava spremnost za određeni datum ili opterećenje? Da li novi klub treba planirati rad s poznatom povredom? Ili želi procijeniti opšti zdravstveni rizik? Što je pitanje preciznije, lakše je ograničiti tražene podatke.

Promjena kluba i registracija u sportskom sistemu sami po sebi ne stvaraju opštu dozvolu za pribavljanje svih zdravstvenih detalja. Sportski dokumenti i procjena zaštite podataka moraju biti usklađeni. Stranica o pravilnicima pomaže pri sportskoj procjeni, ali ne zamjenjuje provjeru stvarne obrade podataka.

Zdravstveni podaci spadaju u posebnu kategoriju prema članu 9 stav 1 GDPR. Njihova obrada je zato načelno zabranjena ako ne postoji izuzetak iz člana 9 stav 2 GDPR. Pored toga potreban je pravni osnov prema članu 6 GDPR. Potpis na obrascu sam po sebi ne čini obradu zakonitom.

Izričita saglasnost može, uz zakonske uslove, biti jedan od uslova prema članu 9 stav 2 tačka a GDPR. Mora se odnositi na određenu svrhu i jasno opisan obim podataka. Izjava kojom se bez bližeg ograničenja odobravaju „svi medicinski podaci“ za bilo koju svrhu zato je posebno problematična.

U odnosu između igrača i kluba treba dodatno provjeriti da li je saglasnost zaista dobrovoljna. Ekonomska i sportska zavisnost mogu uticati na tu procjenu. Klub zato ne treba samo prikupiti potpis, nego obradu ograničiti na ono što je potrebno i, gdje je moguće, omogućiti stvarnu provjeru bez nepotrebnog slanja podataka.

Obavijest o zaštiti podataka daje važan početak za informacije o pravima, primaocima i svrhama. Ne zamjenjuje procjenu konkretne saglasnosti ili zahtjeva za zdravstvenim podacima pri transferu.

Član 5 stav 1 tačke b i c GDPR zahtijeva ograničenje svrhe i smanjenje obima podataka. Svrha mora biti određena prije slanja. „Planiranje ekipe“ ili „medicinska provjera“ mogu biti preširoki ako klub ne objasni koju konkretnu odluku priprema i koje su informacije za to potrebne.

U mnogim slučajevima dovoljan je postupak u fazama. Nadležna medicinska osoba može potvrditi da li je igrač spreman za određeno opterećenje ili period. Novi klub tada ne dobija automatski svaki nalaz. Da li je sažetak dovoljan zavisi od stvarnog sportskog i medicinskog pitanja.

Smanjenje obima odnosi se i na stare nalaze i naknadne dopune. Ranija povreda ne treba bez veze s trenutnom svrhom postati trajni dio svake buduće odluke o transferu. Ako su potrebni dodatni podaci, klub treba moći objasniti zašto je baš ta informacija neophodna.

Kod promjene kluba s više uključenih klubova već nastaje mnogo ugovornih i registracionih dokumenata. Zdravstvene podatke treba čuvati odvojeno kako se iz praktičnosti ne bi slali svakom učesniku.

Primaoce treba odrediti prema njihovom zadatku i informacijama koje su im potrebne. Medicinskom osoblju mogu trebati drugačiji detalji nego trenerima. Upravi kluba može biti dovoljan sažetak za odluku o ugovoru, bez potpunog ljekarskog izvještaja. Opšti pristup svih funkcionera ne može se opravdati samo pripadnošću klubu.

Posebno je važno razlikovati sirovi nalaz, medicinski sažetak i sportsku odluku. Svaki nivo može imati druge primaoce. Platforma treba tehnički urediti uloge, evidentirati pristup i ukinuti ovlaštenja kada se konkretni zadatak završi.

Ako nalaze šalju raniji klub, ljekar, laboratorija, osiguranje ili vanjski pružalac usluga, treba evidentirati cijeli lanac. Klub koji prima igrača treba znati odakle podaci dolaze, ko ih je poslao, gdje se čuvaju i da li pružalac koristi podatke za vlastite svrhe. Slanje drugom klubu ili savezu takođe traži određenu svrhu.

Stranica o klubu i ugovoru igrača dopunjuje ugovornu stranu. Kod zdravstvenih informacija odlučujuće je koja osoba treba koju informaciju za koji zadatak.

Obrada ne prestaje automatski kada se transfer potpiše ili odbije. Nakon odluke klub treba provjeriti koji su podaci još potrebni za svrhu koja traje. To može biti dalja medicinska briga ili dokumentovanje konkretnog postupka. Opšte čuvanje za moguće buduće transfere je drugo pitanje.

Član 5 stav 1 tačka e GDPR ograničava čuvanje na ono što je potrebno za svrhu. Za sirove nalaze, kratke sažetke, interne bilješke, izvezene datoteke i sigurnosne kopije mogu važiti različita pravila. Pravilo brisanja zato mora obuhvatiti glavnu platformu, preuzimanja, priloge e-pošte i lokalne kopije.

Ako je transfer prekinut, zabilježite koji su primaoci dobili podatke i da li njihove kopije treba izbrisati ili vratiti. Nakon uspješne promjene kluba treba razjasniti i koje se dokumente preuzima, a koji podaci kod ranijeg kluba više nemaju svrhu. Posebna obaveza čuvanja može zavisiti od drugog pravnog postupka i ne treba je pretpostaviti uopšteno.

Igrač treba razumljivo saznati ko obrađuje podatke, u koju svrhu, o kojim vrstama podataka je riječ, na kojem pravnom osnovu, ko su primaoci i koliko dugo će se podaci čuvati. Pozivanje samo na „medicinsku provjeru“ nije dovoljno za slanje pri promjeni kluba.

Član 15 GDPR načelno daje pravo pristupa ličnim podacima koji se obrađuju. Zavisno od situacije mogu biti važna i prava na ispravku, brisanje, ograničenje obrade ili prigovor. Da li se pravo primjenjuje i u kojem obimu zavisi od pravnog osnova i zakonskih izuzetaka.

U praksi je korisniji precizan zahtjev nego zahtjev za cijelim klupskim dosijeom. Navedite transfer, period, moguće primaoce i vrstu informacija. Tako klub može zahtjev povezati sa stvarnim sistemima i postupcima obrade.

Za prvu provjeru zajedno sačuvajte zahtjev za podatke, tekst saglasnosti ili obavijest o obradi, ugovor igrača i prepisku o transferu. Zavisno od slučaja dodajte ljekarski nalaz, sažetak spremnosti, listu primalaca i podatke o korištenoj platformi.

Napravite jednostavnu hronologiju. Kada su podaci zatraženi? Ko ih je dostavio? Da li je saglasnost data ili odbijena? Ko je mogao pristupiti? Kada je transfer odlučen ili prekinut? Tako se lakše vide praznine i nepotrebne kopije.

Kod spora o ugovoru, naknadi ili promjeni kluba mogu pomoći checklista za zaključenje ugovora i članak o pravima i podacima u ugovoru igrača. Zdravstvene nalaze treba držati u posebnom zaštićenom prostoru.

Tražiti potpunu zdravstvenu istoriju: Provjera transfera treba određeno pitanje. Stari nalazi ne treba da budu standard samo zbog praktičnosti.

Miješati saglasnost i informisanje: Potpisani obrazac ne zamjenjuje provjeru pravnog osnova niti jasnu informaciju o obradi.

Isto postupati prema trenerima i upravi: Njihovi zadaci mogu tražiti različit obim podataka. Sirovi nalaz i informacija o spremnosti nisu ista stvar.

Slati zdravstvene podatke e-poštom velikom broju osoba: Način slanja, primaoci i sigurnost pristupa moraju odgovarati osjetljivosti informacija.

Čuvati svaku kopiju poslije promjene kluba: Preuzimanja, prilozi i izvozi moraju biti dio pravila brisanja i ne treba ih trajno čuvati iz navike.

Smije li klub koji prima igrača tražiti ljekarske nalaze prije transfera?
To zavisi od konkretne svrhe, pravnog osnova, potrebnog obima i primalaca. Opšti zahtjev za cijelom zdravstvenom istorijom nije automatski opravdan. Najprije treba provjeriti da li je dovoljna uža informacija o trenutnoj spremnosti.

Mora li igrač izričito dati saglasnost za slanje podataka?
Ne postoji isti odgovor za svaku obradu. Zdravstveni podaci podliježu članu 9 GDPR i traže odgovarajući izuzetak i pravni osnov prema članu 6 GDPR. Izričita saglasnost može biti jedna mogućnost, ali mora biti određena, informisana i stvarno dobrovoljna.

Smije li trener vidjeti potpuni ljekarski izvještaj?
Ne automatski. Pristup treba vezati za konkretan zadatak i potreban obim informacija. Za planiranje treninga može biti dovoljna ograničena informacija, dok medicinski detalji ostaju kod nadležnog medicinskog osoblja.

Najprije uredite svrhu, vrste podataka, pravni osnov i primaoce. Zahtjev ograničite na stvarno pitanje transfera, a sirove zdravstvene podatke odvojite od potrebnog sažetka. Tada se pristup, slanje i rok čuvanja mogu urediti na provjerljiv način.

Igrači ne treba da potpisuju nejasne opšte saglasnosti. Treba da pitaju koji se podaci šalju, kome i za koju svrhu. Klubovi treba da uspostave postupak u fazama s jasnim ulogama, sigurnim slanjem i dokumentovanim brisanjem.

Ako želite primati nove pravne informacije o ugovorima igrača i sportskom pravu, možete se pretplatiti na BRANDaktuelle pravne novosti.

Kontaktirajte kancelariju
Ako želite provjeriti zahtjev za podacima, obrazac saglasnosti ili postupanje sa zdravstvenim nalazima pri promjeni kluba, pripremite ugovor igrača, prepisku o transferu, tekst saglasnosti i listu primalaca. Mag. Bernhard Brandauer, Rechtsanwalt, objasniće s vama naredne razumne korake.