Für die Prüfung sollten Vertrag, Nachträge, Akademie- oder Ausbildungsvereinbarung, Saisonplan, Spielpläne und Trainingskalender gemeinsam vorliegen. Ergänzend sind Einberufungen, Team-App-Nachrichten, Anwesenheitslisten, Reisepläne und kurzfristige Änderungen wichtig. Aus den Unterlagen muss erkennbar sein, welche Tätigkeit angeordnet war.
Eine einfache Tabelle kann Datum, Tätigkeit, Ort, Beginn, Ende, Anordnung, Beschäftigungsstatus und den vorgesehenen freien Sonntag enthalten. Bei einer Planänderung sollte die alte Version erhalten bleiben. So lässt sich unterscheiden, ob der Einsatz bereits im ursprünglichen Saisonplan vorgesehen war oder erst später hinzugekommen ist.
Spieler und Familien sollten Nachrichten, Kalender und Abrechnungen zeitnah sichern. Vereine sollten den Plan so führen, dass die Einhaltung des zweiten freien Sonntags auch nach mehreren Monaten überprüfbar bleibt. Eine vollständige Dokumentation erleichtert die Klärung, wenn die Bezeichnung des Vertrags oder die Einordnung der Tätigkeit strittig wird.